مدیریت مکاتبات زمانی مؤثر است که مسیر هر نامه مشخص باشد، سوابق آن در دسترس بماند و اقدام‌های بعدی به‌موقع انجام شوند. اتوماسیون اداری فرارای، تهیه، ارسال، ارجاع و پیگیری نامه‌ها را در یک محیط تحت وب گرد هم می‌آورد تا کارکنان و مدیران بتوانند مکاتبات سازمان را منظم‌تر مدیریت کنند.
کاربران می‌توانند نامه‌ها را تهیه کنند، پیش‌نویس‌ها را برای تکمیل بعدی نگه دارند و مکاتبات را همراه با پیوست برای گیرندگان، رونوشت و رونوشت مخفی ارسال کنند. قالب‌های قابل استفاده مجدد، گروه‌های گیرندگان و تنظیمات امضای کاربر نیز به یکدست شدن مکاتبات و کاهش کارهای تکراری کمک می‌کنند.
فرارای امکان استفاده از قالب‌های Word و ویرایش مستقیم نامه در نرم‌افزار Word را فراهم می‌کند. کاربر می‌تواند پیش‌نویس را از داخل سامانه در Word باز کند، تغییرات را انجام دهد و با ذخیره فایل، نسخه به‌روز نامه را در همان پیش‌نویس ثبت کند.
پیش‌نمایش نامه نیز در سامانه به‌روزرسانی می‌شود تا کاربر پیش از ارسال، نتیجه را بررسی کند. این قابلیت برای سازمان‌هایی که از قالب‌های رسمی و صفحه‌آرایی مشخص در مکاتبات استفاده می‌کنند، کاربردی است.
نامه‌های دارای گردش اداری، کد رهگیری ثابتی دارند که در ارسال‌ها و ارجاع‌های مرتبط حفظ می‌شود. کاربران مجاز می‌توانند با این کد، گردش همان نامه را دنبال کنند و از طریق نمودار ارجاعات، مسیر انتقال نامه میان دریافت‌کنندگان را ببینند.
ثبت زمان اولین مشاهده گیرنده و نمایش سوابق رویدادهای نامه نیز به روشن‌تر شدن روند رسیدگی کمک می‌کند. دسترسی به این اطلاعات بر اساس مجوز کاربر انجام می‌شود.
برای هر نامه می‌توان پیگیری ثبت کرد و موعد شمسی تعیین کرد. پیگیری‌های سررسیدشده در دسترس کاربر قرار می‌گیرند و امکان ثبت اتمام یا بازگشایی آن‌ها وجود دارد. به این ترتیب، مکاتبات نیازمند اقدام در میان نامه‌های روزانه فراموش نمی‌شوند.
همچنین کاربران می‌توانند وضعیت نامه‌های صندوق ورودی را از میان گزینه‌های تعریف‌شده سازمان انتخاب کنند تا دسته‌بندی و رسیدگی به مکاتبات با شیوه کار مجموعه هماهنگ باشد.
پوشه‌بندی، جست‌وجو و فیلترهای قابل ذخیره، دسترسی به مکاتبات را آسان‌تر می‌کنند. امکان دریافت پیوست‌ها و پیش‌نمایش فایل‌های پشتیبانی‌شده نیز بررسی مستندات را در کنار نامه فراهم می‌کند.
ارتباط اتوماسیون اداری با BPMS فرارای، مکاتبات را به فعالیت‌های سازمانی متصل می‌کند. کاربر می‌تواند از طریق نامه مرتبط در کارتابل، فعالیت فرایند را باز کند و ادامه دهد؛ قابلیتی که پیگیری مکاتبه و انجام کار مرتبط با آن را به هم پیوند می‌دهد.
برای مشاهده امکانات اتوماسیون اداری فرارای و بررسی نیازهای سازمان خود، درخواست دمو ثبت کنید.
