انجام بسیاری از کارهای سازمانی به همکاری چند نفر و چند واحد وابسته است. مشخص بودن مراحل، مسئولیت‌ها و قواعد تصمیم‌گیری، هماهنگی میان این افراد را آسان‌تر می‌کند. نرم‌افزار مدیریت فرایندهای کسب‌وکار فرارای، بستری برای طراحی و اجرای گردش کار و مشاهده وضعیت پرونده‌های سازمانی فراهم می‌کند.
در BPMS فرارای می‌توان مسیر انجام کار را تعریف کرد، اطلاعات موردنیاز هر مرحله را در فرم‌ها قرار داد و مشخص کرد چه کسانی مجاز به شروع یا انجام فعالیت‌ها هستند. به این ترتیب، رویه‌های سازمانی به مراحلی مشخص و قابل پیگیری تبدیل می‌شوند.
محیط طراحی فرارای، تعریف مشخصات پایه، ساختار داده، نمودار فرایند و مسئولیت‌ها را در اختیار طراح قرار می‌دهد. در طراح نمودار BPMN می‌توان نقطه شروع و پایان، فعالیت‌ها، مسیرهای گردش و شرط‌های تصمیم‌گیری را تنظیم کرد.
برای نمونه، در فرایند درخواست خرید می‌توان مسیر رسیدگی را بر اساس اطلاعات درخواست تعیین کرد تا پرونده مطابق قواعد سازمان به مرحله بعد منتقل شود. پس از تکمیل طراحی و تنظیم مسئولیت‌ها، فرایند منتشر می‌شود و کاربران مجاز می‌توانند آن را اجرا کنند.
فرم‌ساز فرارای امکان چیدمان کنترل‌ها، اتصال آن‌ها به داده‌های فرایند و مشاهده پیش‌نمایش فرم را فراهم می‌کند. این قابلیت کمک می‌کند اطلاعات لازم برای هر فعالیت در ساختاری متناسب با همان مرحله دریافت شود.
قواعد تعیین انجام‌دهنده نیز مشخص می‌کنند هر فعالیت به چه کاربرانی تخصیص پیدا کند. مسئولیت شروع فرایند و انجام مراحل به‌صورت جداگانه قابل تنظیم است تا گردش کار با ساختار و ضوابط سازمان هماهنگ شود.
فرایندها می‌توانند شامل ارسال پیامک، ایمیل و نامه اتوماسیون اداری باشند. متن پیام‌ها و گیرندگان، با استفاده از داده‌ها و قواعد فرایند قابل تنظیم‌اند تا اطلاع‌رسانی در مرحله مناسب انجام شود.
زمان‌سنج‌ها امکان تعریف تأخیر و ادامه گردش پس از مدت مشخص را فراهم می‌کنند. برای نیازهای تخصصی‌تر نیز می‌توان فراخوانی روال‌های پایگاه داده را همراه با پارامترهای موردنیاز تعریف کرد تا منطق اختصاصی سازمان در مسیر اجرای فرایند به کار گرفته شود.
BPMS فرارای با اتوماسیون اداری فرارای ارتباط دارد. در جریان اجرای فرایند می‌توان نامه اداری ارسال کرد و کاربران نیز می‌توانند از طریق نامه مرتبط در کارتابل اتوماسیون، فعالیت مربوط را باز کنند و ادامه دهند. این ارتباط، هماهنگی میان مکاتبات و مراحل اجرایی کار را آسان‌تر می‌کند.
داشبورد BPMS، وضعیت پرونده‌های در جریان و تکمیل‌شده، روند شروع و تکمیل و آخرین فعالیت پرونده‌ها را نمایش می‌دهد. فیلترهای فرایند و بازه زمانی نیز بررسی اطلاعات را هدفمندتر می‌کنند.
گزارش‌ساز امکان انتخاب فیلدها، تعریف شرط‌ها و نمایش نتیجه به شکل جدول، نمودار یا کارت اطلاعاتی را فراهم می‌کند. کاربران می‌توانند گزارش‌ها را ذخیره کنند، به داشبورد اضافه کنند و اندازه و محل نمایش آن‌ها را تغییر دهند. چیدمان داشبورد نیز برای استفاده‌های بعدی حفظ می‌شود و مشاهده اطلاعات تابع سطح دسترسی کاربر است.
BPMS فرارای به سازمان کمک می‌کند مراحل انجام کار و مسئولیت‌ها را روشن نگه دارد، فعالیت‌های تکراری را خودکار کند و وضعیت اجرای فرایندها را بر اساس اطلاعات ثبت‌شده بررسی کند.
برای مشاهده محیط طراحی، اجرای فرایندها و گزارش‌های مدیریتی، درخواست دمو BPMS فرارای ثبت کنید.
